Въпросът не е дали имате програма за разпределение на времето си, а дали я използвате наистина. Ако я използвате, успявате ли да се съобразявате с нея? Отговорите може да не са „да“ или „не“, а „донякъде“. Истината е, че всички ние разчитаме на графиците, но другата истина е, че понякога само си мислим, че разчитаме, но всъщност не го правим. 

Графиците помагат за едно много важно нещо: да планираме това, което ИСКАМЕ да направим, като го съобразяваме с това, за което сме АНГАЖИРАНИ да правим.

Мислите ли си, че разпределението на времето ограничава свободата ви? Аз мисля точно обратното – планът за дневната ми програма ми дава свобода да не се натоварвам постоянно с мислене какво трябва да свърша. Следейки графика си, не се напрягам да мисля „какво следва сега“, или пък „какво да реша да правя след един час“. Това ми носи изключителна свобода и спокойствие.

Ако все още не използвате програма за разпределение на времето си, май е време да опитате. Предлагам ви няколко предложения за принципи на изграждане на дневната програма. 

Програмата  е инструмент, който да ви помогне да разберете от колко време точно се нуждате, за да свършите 3 типа дейности:

1. Дейности, които ТРЯБВА да направите. Това са основните неща, без които не можете: сън, храна, почивка. За всеки те отнемат различно време, но със сигурност отнемат време всеки ден.

2. Дейности, на които сте ОТДАДЕНИ да правите. Например: преподаване, срещи, работа, проекти и т.н. Те изискват основното ни дневно време.

3. Дейности, които сте ИЗБРАЛИ да правите. Това е всичко онова, което вършите през свободното си време. Тогава имате свободата да правите точно това, което харесвате.

Като изградите дневната си програма, базирана на тези 3 стълба от дейности, много лесно ще можете да прецените за кои дейности по колко време да отделите. Принципът на разпределение на времето според този тип разделение на дейностите е следният:

Колко дълго мога да правя това, което се налага (група 1), като го съобразя с ангажиментите си (група 2), за да видя колко време ми остава да правя това, което искам (група 3)

Как да си направите програма

Може да използвате отделен лист за всеки ден, органайзер или удобен за вас софтуер. Това няма особено значение. Важни са принципите, по които ще се водите, за да направите разпределението на времето си.

Първо си напишете седмичния план със задачи. След това го разделете всеки ден на отрязъци от 1 час или 30 минути.

Стъпка 1

Сега огледайте седмичните си ангажименти и впишете тези, за които сте сигурни като ден и час. След като го направите, програмата ви ще изглежда като непопълнена мозайка. Но така знаете, че имате „скелет“ около който да построите времето си. Това са задачите, за които вече сте поели ангажимент, имате отговорността да бъдат приключени и ги приемате насериозно.

Те може да бъдат: среща с клиент, работа по проект, телефонни разговори, административни задължения, онлайн уговорка и т.н.

Те не се променят, защото са строго фиксирани.

Стъпка 2

Сега си впишете редовните ангажименти и задължения, които имате всяка седмица: спане, хранене, сутрешни задачи, учене за изпити, пътуване (ако живеете в голям град, трябва да предвидите това време!), участия в социални събития, може да ходите на лекции и т.н. Всички тези задачки са като котви, които задържат стабилен кораба ви през седмицата.

Направете:

График за важните, но не за спешните дейности, които се разпростират във времето. Например: поели сте ангажимент всеки вторник вечер. Непременно го впишете в програмата си поне за 3 месеца напред.

Оставете си „дупки“ в програмата. Така ще бъдете гъвкави и ще можете да пренареждате графика си, когато има нужда от това.

Проверявайте периодично дали дългосрочните ангажименти са все още актуални и дали не е време да изтриете нещо от графика си.

Не поемайте твърде много отговорности. Много е изкушаващо да изпълните безброй неща през деня или през седмицата. Но практиката е показала, че това не е здравословно, не е балансирано и … не е възможно. Много лесно може да заживеете в стрес и да се изтощите (особено, ако сте работохолик).

Не се тревожете, когато не можете да изпълните някоя част от графика си. Позволете си да очаквате неочакваните неща и да не се притеснявате, когато графикът ви се обърне с главата надолу.

Основната цел на седмичната програма е да ви даде представа за това, което наистина вършите, за да оптимизирате времето си.

Желая ви успех!