Харесвам Силвина! След като прочетете интервюто, ще разберете защо. Тя е организирана, търсеща и много много полезна. Дори един 10-минутен разговор с нея, ще ви даде много идеи и ще ви предизвика да промените нещо. Убедена съм, че това интервю ще хвърли нов поглед върху концепциите ви за организация, продуктивност и ефективност (тези така модерни думички!). 

Със Силвина се видяхме на кафе, разходихме се, поговорихме си и заснехме ето този видео-трейлър към статията. Ако ви харесва този подход, пишете ми в коментарите. Така ще зная дали да използвам по-често трейлъри :).  

Здравей, Силвина! И добре дошла в “Бизнес уроци”. Твоята онлайн система се нарича “Супер продуктивност”. Какво представлява тя?

Системата “Супер продуктивност” е нещо, което първоначално разработих за себе си, а след това тествах с приятели и колеги и установих, че дава много добри резултати.

Всичко започна преди близо 3 години, когато на 31-ви декември за пореден път си направих равносметка на изминалата година. И за пореден път се оказа, че си поставям едни и същи цели, свързани с личното ми време и здравето ми, година след година, а нямам почти никакъв напредък в постигането им. В същото време в работата, където управлявах софтуерни и уеб проекти, нещата се развиват добре, проектите приключват навреме, постигат заложените цели и клиентите са доволни.

Тогава се запитах: дали е възможно методите, които ползвам, за да се организирам така добре в работата, да бъдат приложени към ежедневието ми като цяло, без да разделям задачите, целите и времето си на лични и работни?

Поработих по тази идея и получих система за управление на времето и задачите, която комбинира най-добрите практики в управлението на софтуерни проекти с методологиите за лична продуктивност на световно признати автори и експерти като Дейвид Алън, Лио Бабута и Джеймс Клиър. В тази система имах предварително планирано и отделено време за работа по всяка от целите, които са важни за мен – както лични, така и такива, свързани с работата ми. Също така бях елиминирала всичко несъществено, тоест всички задачи, които не ме придвижваха към целите, които наистина исках да постигна.

Тествах системата през следващите 6 месеца и усетих, че най-сетне съм намерила нещо, което дава резултати. Работата ми продължи да върви добре, а освен това започнах да спортувам (и покрай това постепенно да разрешавам здравословните си проблеми), да прекарвам повече време с приятели и да се занимавам и с хобита и активна почивка, вместо предимно с работа, както беше преди това.

След успешния тест върху себе си, предложих и на мои приятели да организирам задачите и ежедневието им по същия модел, след като започнаха да ме питат как съм постигнала резултатите си. Системата проработи успешно и при тях.

Тогава създадох версия на системата под формата на онлайн обучение, което разработихме и разширихме с допълнителни съвети и техники заедно със Зорница Стефанова – лайф и бизнес коуч, – както и такава, която прилагам при личните си консултации. Това беше началото на “Супер продуктивност” – дейността, която развивам в момента.

Кои са основните принципи, които един предприемач трябва да следва, за да постигне възможно най-висока продуктивност в работата си?

Първият и най-важен принцип е всеки ден да отделя по малко време за почивка и презареждане. През това време може да се отдаде на семейството си, на любимо хоби или на спорт например – важното е да прави нещо, което не е свързано по никакъв начин с работата му и поглъща цялото му внимание. Без такава пълна почивка човек рано или късно стига до пълно изтощение, при което, дори и да има желание, няма възможност да работи.

Вторият принцип е винаги да е наясно с целите си и с това, което е най-важно за него в момента и да се увери, че нещата, които върши ежедневно, обслужват тези цели. Всичко, което не го придвижва към тях, е добре да се делегира, отложи или изцяло да се премахне от графика.

Третият принцип е постоянството. Всеки добър резултат се постига по-бавно, отколкото сме очаквали, с ежедневна упорита работа.

А как измерваме продуктивността? Всеки сам ли определя измерителите или има по-универсални принципи, които да ползваме?

Бих препоръчала всеки сам да създаде своите критерии за продуктивност. През няколкото години, в които активно работя с различни предприемачи по тяхната продуктивност, разбрах, че няма универсални критерии за успех, продуктивност и щастие.

Например, докато за едни от клиентите ми е ОК бизнесът им да остане на нивото, на което е в момента и те търсят повече баланс с личния си живот, други се стремят да завладеят няколко пазара в различни държави и търсят оптималния начин да го направят с минимален разход на време и средства.

За всеки успехът изглежда различно, но общото е, че критериите на продуктивните хора са обективни и измерват точно докъде е стигнал човекът във всеки момент и дали се приближава към целта си или се отдалечава от нея.

Ако мой клиент търси баланс между семейството и работата, определяме как точно изглежда това за него: колко часа на ден, на седмица или на месец иска да отделя за всяка област в своя живот и какво иска да се случва през тези часове, за да може да каже, че е постигнал целта си. А ако е в изцяло работен режим, определяме какви приходи очаква да има след месец, тримесечие или година, какъв процент от даден нов пазар иска да завладее или нещо друго, което има смисъл за него и може да служи като обективен измерител. След това планираме необходимите действия за постигане на целта и ги залагаме в графика му.

Какви индикации трябва да види един предприемач, за да осъзнае, че има нужда от консултант като теб? Кои са “червените лампички”?

Първата и основна причина, заради която хората ме търсят, е усещането за претоварване. Когато минават ден след ден, през които човек е бил непрестанно зает, а в края на деня не вижда измерим резултат и не може да каже точно какво е свършил и постигнал, това може да е знак, че има нужда да потърси консултант, който да разгледа процесите, процедурите и целите, по които работи и да предложи оптимизация.

Ако на този етап не се вземат мерки, е възможно да се стигне до пълно изтощение, което да попречи не просто на продуктивността, а на работата изобщо и да доведе до здравословни проблеми.

Още по-добре е, ако предприемачът потърси мен или мой колега, преди “червената лампичка” да е светнала. Например, ако иска да стартира нова дейност или да увеличи пазарния си дял, е много добра идея още на етапа на планирането да ползва консултант по продуктивност, който да му помогне да направи плана си и да му даде яснота как да го изпълнява с минимум стрес и излишна работа.

Как самата ти помагаш на хората да увеличат продуктивността си?

Убедена съм, че за да можем да подобрим нещо, първо трябва да го измерим. Затова консултацията с мен започва с максимално подробен преглед на текущото положение на клиента. Разглеждаме задачите, които извършва ежедневно, преглеждаме календара му и засичаме колко време му отнемат различните типове задачи, по които работи. Също така установяваме каква част от нещата, които прави всеки ден, реално допринасят за развитието на бизнеса му и за постигането на неговите цели.

След като имаме пълната картина на текущото състояние, залагаме критерии, по които човекът да продължи да измерва прогреса си и определяме кои задачи може да върши по-бързо и по-добре (и как точно да го прави), кои може да делегира на други хора и кои е най-добре изцяло да отпаднат от графика му, защото му отнемат ценно време, а не му носят полза. Оптимизираме и дневния му график.

Определяме в коя част от деня е оптимално да работи по различните типове задачи, така че да ги свърши максимално бързо и качествено, в съответствие с процесите в бизнеса си, но и с личните си предпочитания, нужди и ритъм на живот. Елиминираме мултитаскинга или вършенето на няколко неща едновременно и оптимизираме начина на изпълнение на дейностите, където и както е възможно. По тази част работим в тясно сътрудничество с клиента, защото той е този, който познава своите бизнес процеси най-добре – аз съм човекът, който може да ги разгледа подробно и да даде външен поглед върху тях, но крайното решение кое как да се върши по нов, оптимален начин, е на клиента.

Понякога променяме реда на извършване на определени действия. В други случаи автоматизираме някои задачи чрез софтуер или създаваме процедури и шаблони, които клиентът следва и които му помагат да върши по-бързо и ефективно ежедневните си дейности. Конкретните техники и стратегии за оптимизация зависят много от типа личност и от бизнеса, който управлява, но целта винаги е една: да постигне максимално добри резултати с минимум разход на време и усилия.

Кои са трите въпроса, които твоите клиенти ти задават най-често?

Много често в началото на нашата работа хората са скептични към собствения си потенциал и възможности. Те смятат, че по природа са неорганизирани и не могат да станат продуктивни.

Аз обаче мисля, че продуктивността не е вродено качество, а набор от навици и умения,

които всеки може да усвои.

Също така, хората често ме питат дали това, че ще увеличим продуктивността им означава, че ще ги науча как да работят повече. Всъщност, добрата продуктивност означава да работим по-ефективно, а не повече. Тоест, да постигаме по-добри резултати с по-малко време, отделено за работа. Повечето хора се изненадват, когато се окаже, че като резултат от съвместната ни работа работят по-малко от преди, а постигат същите резултати или по-добри.

Третият най-често задаван въпрос е как да намерят свободно време в графика си за нещо ново, което искат да започнат да правят (например да спортуват редовно или да прекарват повече време с децата си). Обикновено успяваме да намерим време, като елиминираме излишни задачи (които клиентът би могъл да делегира или които изпълнява отдавна, просто по навик, без те вече да имат особен смисъл за него) или когато той или тя реши да се откаже от ангажименти, за които след обективен и честен анализ осъзнава, че не са толкова ценни и полезни, колкото новите неща, които иска да прави.

Любопитно ми е през какви трансформации си преминала, докато “улучиш” твоята формула за лична продуктивност. Какво си опитвала?

Първото, което започнах да правя, за да подобря продуктивността си, беше да си съставям списък със задачите за деня в началото на всеки работен ден. Колкото и странно да звучи сега, преди години, когато започнах първата си работа, си мислех, че няма нужда да записвам задачите си, защото мога да ги запомня. С времето, когато те ставаха все повече, се появи и напрежението, че мога да забравя нещо.

На второто си работно място започнах като обикновен служител, но след около година работа бях повишена в мениджър. Тогава, като част от допълнителната квалификация, за да работя оптимално на новата си позиция, преминах първото си обучение за управление на проекти и осъзнах, че съществуват още много начини да оптимизираме работния си процес, отвъд простия списък със задачи, който познавах и използвах. Тогава започнах да се интересувам и от темата за продуктивността и да търся различни начини, по които и аз, и моят екип да работим оптимално.

През годините съм тествала почти всички популярни системи за управление на проекти и на личното време. Това ме научи да ползвам най-доброто за всеки проект и ситуация, както и да комбинирам различни системи и методологии, за да постигна оптимален резултат.

Има ли онлайн безплатни инструменти, които биха могли да ни улеснят, ако искаме да постигнем висока продуктивност?

Има множество такива инструменти за всеки аспект от нашето работно ежедневие. Почти всеки съвременен софтуер за продуктивност има базова безплатна версия, достъпна онлайн, както и през приложения за всички масово използвани устройства. Заплащат се допълнителните екстри, но основните функционалности на тези инструменти са безплатни и често са достатъчни за добра работа.

Ето някои от любимите ми инструменти от този тип:

За управление на задачи

• trello.com
• todoist.com
• wunderlist.com
• evernote.com

За засичане на време

• toggl.com
• rescuetime.com

Хайде малко да поговорим за отлагането. По мои наблюдения, то сякаш е пречка номер 1. Как да му противодействаме?

Обикновено зад отлагането се крие нещо. Най-често срещаните причини да отлагаме една задача, за които не винаги си даваме сметка, са:

1. Нямаме желание за работа, защото сме преуморени.
2. Задачата не е достатъчно добре дефинирана или ясно описана. Изглежда ни прекалено голяма, сложна, не е ясно какво точно трябва да направим, за да я свършим… и изглежда по-лесно просто да я оставим за по-късно.
3. Страхуваме се от нещо: от това дали ще бъдем успешни в изпълнението на тази задача или от някакви последици, до които изпълнението ѝ ще доведе.
4. Някой аспект от работата по задачата ни е особено неприятен или ни плаши.
5. Налага се да работим с хора, които не харесваме или ни притесняват.

Ключово за отлагането е да се опитаме да разберем защо го правим. Ако успеем да открием причината и адресираме нея, отлагането ще изчезне – или поне ще намалее толкова, че да не ни пречи.

Ти работиш по много проекти едновременно, но и намираш време за почивка и спорт. Как се случва това? Как подреждаш деня си?

Тук отново ще спомена целите и приоритетите, тъй като те са водещи за начина, по който подреждам деня и графика си. Основният ми приоритет е да бъда здрава, тъй като ако не съм, няма как да работя добре.

Затова, когато подреждам графика си, първо заделям необходимите часове за почивка и спорт. Останалите ангажименти, свързани с работата ми, съобразявам с тези, които са свързани с грижата за здравето ми.

Освен това, работните задължения и планове по всеки от проектите ми също са разпределени по приоритети, така че когато започна работа, първо да свърша най-важното. Разбира се, винаги има неща, за които времето не достига, но когато съм сигурна, че съм започнала с най-важното, съм спокойна, че дори и нещо да отпадне, то не е от основно значение за това, което правя.

Кои са трите бизнес урока, които си научила от опита си до момента?

1. Прави си сметката. Планирай добре финансите и постоянно ги проследявай, за да е сигурно, че имаш бизнес, а не скъпо хоби.
2. Времето е ценен ресурс, който трябва да се бюджетира и разпределя също толкова внимателно, колкото и парите. Може би дори по-внимателно, защото повече пари можем да изкараме, но всички имаме само 24 часа в денонощието и не можем да добавим допълнителни.
3. Работи с хора, с които се допълвате и имате сходни разбирания и ценности. Компромисите в тази област рано или късно се отразяват зле и на бизнеса, и на всички свързани с него хора.